GDPR policy

INSAMLING AV INFORMATION, SYFTE OCH RÄTTSLIG GRUND

MEDLEMMAR, VOLONTÄRER OCH GÅVOGIVARE

Föreningen samlar in namn, telefonnummer och e-mailadresser från stödmedlemmar och volontärer. För volontärer samlar vi även in information om en kontaktperson till volontären.
Från gåvogivare samlar föreningen in namn, adress och summa på gåvan, i syfte att kunna tacka för gåvan och för att i framtiden kunna göra riktade gåvoinsamlingar.

STÖDSÖKANDE

Föreningen sparar framförallt namn, kontaktinformation, samt information om personens omständigheter vilka föranlett att personen söker stöd hos föreningen. Syftet med att lagra de stödsökandes personuppgifter kan vara flera och specifika för individen, men det övergripande syftet är att kunna erbjuda det stöd och den hjälp som den stödsökande uttryckt att hen vill ha. Endast den information som är nödvändig för att uppnå syftet med lagringen (att erbjuda efterfrågat stöd) sparas. För de personer som placeras i vårt skyddade boende via socialtjänsten följer vi de gällande föreskrifter.

TILLGÅNG TILL INFORMATIONEN

Det är endast anställda, samt i begränsad omfattning volontärer, som har tillgång till den information som samlats in. En person som lämnat personuppgifter till oss har rätt att beredas tillgång till sina uppgifter vid begäran. Hen har rätt att få reda på vilka uppgifter vi har lagrat, varför vi har dessa uppgifter, vilka som har tillgång till dem, och de förvaras och används. Personen kan närsomhelst ta tillbaka samtycke till lagringen av informationen, då vi genast raderar informationen om det inte finns lagliga hinder till detta. Personen kan även begära korrigering av uppgifter.

Lagrad information delas endast till tredje part om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

LAGRING, GALLRING OCH SÄKERHETSÅTGÄRDER

Lagring sker på de anställdas datorer, i molntjänster, på de anställdas telefoner och i fysisk form i ett brandsäkert skåp samt i en kalender. Gallring sker enligt fastställda rutiner för att säkerställa att information som inte längre är nödvändig för lagringens ändamål raderas eller avidentifieras. Den information som samlats in i syfte att föra årligt statistik raderas årligen då statistiken är registrerad. 

Angående personer som är placerade på vårt boende enligt socialtjänstlagen, samt i ärenden där journalföring skett enligt samma rutiner, gallras handlingar i fem år efter att den sista anteckningen i akten gjordes.

Övriga handlingar som anställningsbevis, löneutbetalningar och andra administrativa handlingar gäller särskilda gallringstider i enlighet med arkiv- och bokföringslagen. De handlingar som ska arkiveras gallras efter fem år. När en medlem lämnar föreningen och när en volontär avslutar sitt uppdrag gallras deras uppgifter bort.

För att se till att ingen obehörig får tillgång till lagrad information följer anställda rutiner för säker lagring, framtagna enligt en risk- och säkerhetsbedömning.

PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Föreningen som juridisk person/verksamhetsansvarig/styrelse ansvarar för behandlingen av personuppgifter inom verksamheten.

Om du vill ha mer information om hur vi behandlar personuppgifter, eller om du har lämnat information till oss som du har frågor om eller vill att vi korrigerar eller raderar är du välkommen att ta kontakt.

E-mail: ellen.samuelsson@helamanniskan.se